Новогодний корпоратив: как правильно оформить расходы и избежать налоговых рисков

Некоторые компании организуют праздники своими силами, сами разрабатывают программу и участие в ней сотрудников. А кто-то доверяет проведение своего праздника другим организаторам, с привлечением приглашенных артистов. В некоторых случаях новогодний корпоратив может признаваться культурно-зрелищным мероприятием. Чтобы праздник соответствовал законодательству, организации следует заключить с юридическим лицом (ИП), которое состоит в реестре организаторов культурно-зрелищных мероприятий, договор на оказание услуг, связанных с подготовкой и проведением мероприятия.

Перед планированием праздника составляется служебная записка, в которой расписываются задачи, потом издается приказ о проведении праздничного мероприятия, составляется программа (план) праздника и список участников, считается смета расходов на проведение. По окончании мероприятия составляется отчет об израсходованных средствах.

Банкет и налоги

Для проведения праздника организация может арендовать помещение (конференц-зал, банкетный зал, агроусадьбу и т.д.). Если мероприятие носит развлекательный характер, то расходы на аренду помещения для его проведения при налогообложении прибыли не учитываются.

Многие корпоративы сопровождаются банкетом. Причем на них могут быть приглашены как работники, так и члены их семей, деловые партнеры. Важно правильно учесть расходы на питание в налоговом учете, а также исчислить и удержать с участников банкета соответствующие налоги. Определение того, является ли потребленная еда доходом присутствующих на мероприятии участников, зависит от многих факторов.

Для целей исчисления НДС питание, потребленное участниками на празднике, считается использованным непосредственно в рамках этого мероприятия и не является безвозмездной передачей конкретным его участникам. Иными словами, продукты, блюда и напитки, приобретенные на банкете, не передаются работникам, а приобретаются и потребляются в целях предприятия для корпоратива. В связи с этим объект для исчисления налога отсутствует.

Во что обойдется анимация

Редкий корпоратив обходится без анимационной программы. Для музыкального сопровождения праздника, развлечения гостей организация может воспользоваться услугами специализированных компаний, ИП, физлиц. Расходы на оплату услуг ведущего, музыкантов, артистов, связанных с проведением праздничного корпоратива, не учитываются при расчете налога на прибыль ни в затратах, ни во внереализационных расходах.

Для участников праздника не является объектом налогообложения подоходным налогом стоимость услуг ведущего, музыкантов, артистов только на спортивных, спортивно-массовых, культурных мероприятиях и событиях, приуроченных к общереспубликанским и профессиональным праздничным дням.

Объектом обложения НДС являются обороты по реализации услуг. Реализация услуг предполагает их оказание одним лицом другому на возмездной или безвозмездной основе. В рассматриваемой ситуации приобретенные организацией услуги ведущего, музыкантов, артистов не передаются своим работникам, а потребляются непосредственно при проведении праздничного мероприятия. Таким образом, оборотов по реализации не возникает, объект для исчисления налога отсутствует.

Налоги на призы

Стоимость (с учетом НДС) подарков и призов работникам и деловым партнерам, а также вознаграждения и иные поощрения в денежной и натуральной формах за участие в развлекательном новогоднем корпоративе считают доходом этих физлиц для целей исчисления подоходного налога. Вместе с тем такие доходы не являются вознаграждениями за выполнение трудовых и иных обязанностей, поэтому освобождаются от налогообложения, если их размер в совокупности с другими доходами социального характера от организации за год не превышает установленного предела:

• 3151 рубль – для работников по месту основной работы;
• 208 рублей – для внешних совместителей; лиц, не являющихся сотрудниками.

Как учесть расходы на кофе-паузу, шведский стол, банкет, презентации

В конце года также принято подводить итоги деятельности компаний, отчитываться перед собственниками компании, строить планы на будущий год.

Многие компании проводят совещания, банкеты. Если для таких мероприятий снимается помещение в аренду, то такие расходы включаются в затраты по производству и реализации, поскольку мероприятие связано с производственной деятельностью.

В процессе проведения мероприятия для его участников могут быть организованы кофе-пауза, шведский стол, банкет. Независимо от цели праздничного мероприятия расходы на питание принимающих в нем участие лиц при налогообложении прибыли не учитываются.

Для проведения праздничного мероприятия организация может привлекать сторонних физических лиц и юридические лица, оказывающие услуги ведущего, музыкального сопровождения, по украшению помещений и др. Учет при налогообложении прибыли таких расходов напрямую зависит от связи их с процессом производства и реализации. Если нанятый организатор проводит итоговое производственное собрание, рабочую встречу, презентацию, то и его услуги при соответствующем документальном оформлении возможно учесть при налогообложении прибыли. Тогда как расходы на услуги тамады, диджеев, артистов при исчислении налога на прибыль не учитываются.

Налоги с представительских расходов

Часто в подобных мероприятиях принимают участие лица, которые не являются работниками организации, это могут быть собственники, партнеры. Организация может нести расходы по приему, проживанию, питанию таких гостей. Такие расходы называются представительскими. Расходы, которые можно отнести к представительским, организация определяет самостоятельно. Для того чтобы увязать представительские расходы с производственной деятельностью, организации необходимо подготовить ряд документов: приказ о проведении представительского мероприятия, программу мероприятия, смету расходов, отчет об израсходованных средствах.

Представительские расходы включаются в состав управленческих расходов.

По разъяснениям специалистов МНС (письмо от 11.07.2017 № 2-2-10/01238), в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, возможно включить следующие, связанные с официальным приемом представителей других организаций и отдельных лиц, расходы:

• проживание в гостинице;
• питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);
• транспортные услуги;
• проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
• культурные мероприятия;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;
• приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;
• аренда помещения для проведения представительских мероприятий.

Этот перечень расходов не является исчерпывающим, в их состав могут быть включены другие расходы. Основным критерием для отнесения представительских расходов в состав прочих нормируемых затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является их необходимость для предпринимательской деятельности, обоснованность и документальное подтверждение.